Об учете затрат на форменную одежду

Согласно п. 5 ст. 255 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) к расходам на оплату труда могут быть отнесены затраты, произведенные работодателем на приобретение (изготовление) выдаваемых в соответствии с законодательством Российской Федерации работникам бесплатно либо продаваемых по пониженным ценам форменной одежды и обмундирования (в части стоимости, не компенсируемой работниками), которые остаются в личном постоянном пользовании работников, форменной одежды и обуви, свидетельствующих о принадлежности работников к данной организации. Следует обратить внимание на Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н (далее – Приказ № 290н).

Расходы на приобретение форменной одежды могут быть учтены для целей налога на прибыль на основании подп. 3 п. 1 ст. 254 либо п. 5 ст. 255 НК РФ при наличии соответствующих оснований (см. письма Минфина России от 10.02.2010 № 03-03 -06/1/61 и от 09.02.2009 № 03-03-06/1/43).

Расходы на приобретение форменной одежды и обмундирования могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций также и в случае, когда форменная одежда и обмундирование не остаются в личном постоянном пользовании работника, а передаются другому работнику.

Следует отметить, что достаточным основанием для учета расходов на приобретение форменной одежды и обмундирования в расходах для целей налогообложения прибыли организаций на основании данного положения является то, что они должны оставаться в личном постоянном пользовании работников (см. письмо Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/206).

Обязательным условием учета расходов на приобретение форменной одежды и обмундирования на основании вышеуказанного положения является также предусмотренное коллективным или трудовыми договорами условие об обеспечении ими работников (см. письма Минфина России от 01.11.2005 № 03-03-04/2/99 и от 24.08.2005 № 03-03-04/2/51).

Форменная одежда должна свидетельствовать о принадлежности сотрудников к конкретной организации. Форменная одежда выполняется в единой цветовой гамме и содержит товарный знак или логотип фирмы, ее  символику, которые должны быть нанесены непосредственно на одежду, а не содержаться на значке, галстуке, косынке или жилете (см. письмо УФНС России от 18.12.2009 № 16-15/133972).

Таким образом, затраты на приобретение (изготовление) предметов для своих работников могут быть отнесены к расходам на оплату труда только при следующих условиях.

Во-первых, российским законодательством предусмотрено обязательное снабжение ими работников организации. Для спецодежды законодательством Российской Федерации должно быть предусмотрено обязательное ее применение работниками конкретно той профессии, для которой она приобретается. В отношении спецодежды такие расходы производятся в соответствии с правилами, утвержденными Приказом № 290н, а также Типовыми нормами № 63.

Во-вторых, эти предметы должны предоставляться бесплатно. В случае их реализации работникам по льготным ценам к расходам на оплату труда относится превышение стоимости таких предметов над ценой реализации.

В-третьих, если предметы предоставлялись работникам бесплатно, они остаются в их личном постоянном пользовании.

По вопросу учета расходов на приобретение организацией для своих сотрудников форменной одежды во временное пользование нужно обратить внимание на следующее. Учитывая, что форменная одежда, выдаваемая работникам, не передается им в собственность, ее стоимость не учитывается в составе расходов на оплату труда на основании п. 5 ст. 255 НК РФ, даже в случае если обязанность работодателя по оплате расходов на приобретение форменной одежды зафиксирована в трудовом или коллективном договоре.